1. Algemeen
Op grond van artikel 32 van de Verordening accountantsorganisaties én de Wet bescherming klokkenluiders is AuditSimplicity verplicht een interne meldregeling aan te bieden. Deze regeling biedt zowel interne als externe personen de mogelijkheid vermoedens van misstanden te melden, zonder risico voor hun rechtspositie. De regeling is openbaar beschikbaar via onze website en interne communicatiekanalen.
2. Reikwijdte
Deze regeling geldt voor meldingen over:
- (dreigende) strafbare feiten en overtredingen van externe wet- en regelgeving;
- overtredingen van interne regels of beroepsstandaarden;
- intimidatie, manipulatie of vernietiging van informatie;
- andere situaties die de melder als ernstig beschouwt.
3. Definities
Melder: Werknemers, leidinggevenden, zzp’ers, klanten of derden die melding doen.
Misstand: Een schending van wetgeving, beroepsregels, intern beleid of informatiebeveiliging.
Vertrouwenspersoon: Aangewezen persoon intern of extern die onafhankelijk de melding opvangt.
4. Rapportageprocedure
- 1.Meldingen kunnen intern worden gedaan via het e-mailadres info@auditsimplicity.nl of bij de vertrouwenspersoon.
- 2.Binnen 5 werkdagen ontvangt de melder een ontvangstbevestiging met informatie over de verdere procedure.
- 3.De melding wordt uiterlijk binnen 4 weken onderzocht; bij vertraging wordt de melder geïnformeerd met een nieuwe termijn.
- 4.Afhankelijk van de aard van de melding wordt de compliance officer, directie of kwaliteitsbepaler geïnformeerd, met waarborging van vertrouwelijkheid.
- 5.Na afronding informeert de vertrouwenspersoon of directie de melder over de uitkomst en eventueel genomen maatregelen.
5. Onderzoek en afhandeling
De compliance officer coördineert het interne onderzoek, kan extern advies inwinnen en rapporteert schriftelijk aan directie of kwaliteitsbepaler. Indien de melding de compliance officer zelf betreft, neemt de directie de leiding over het onderzoek.
6. Vertrouwelijkheid & anonimiteit
Alle stappen worden strikt vertrouwelijk en desgewenst anoniem behandeld. Alleen met toestemming van de melder mag informatie gedeeld worden.
7. Bescherming tegen represailles
Er worden geen nadelige maatregelen genomen tegen eerlijke klokkenluiders. Elke vorm van intimidatie of benadeling is verboden. Bij moedwillige valse meldingen kunnen disciplinaire maatregelen volgen.
8. Documentatie & bewaartermijn
Alle meldingen en onderzoeksrapporten worden vastgelegd en minimaal 7 jaar bewaard, conform de wettelijke eisen.
9. Externe melding
Naast de mogelijkheid tot een interne melding, staat het de melder vrij om rechtstreeks melding te doen bij een van de bevoegde instanties, zonder dat een interne melding daaraan vooraf hoeft te gaan. Dit geldt met name bij ernstige of structurele misstanden, of wanneer de melder onvoldoende vertrouwen heeft in een interne afhandeling.
Onder andere de volgende bevoegde instanties kunnen meldingen in ontvangst nemen:
- Autoriteit Financiële Markten (AFM)
- De Nederlandsche Bank (DNB)
- Autoriteit Consument & Markt (ACM)
- Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
- Huis voor Klokkenluiders
10. Publicatie & review
Deze regeling is gepubliceerd op de website van AuditSimplicity. De regeling wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast.
11. Contactgegevens
Interne meldingen kunnen worden gedaan via info@auditsimplicity.nl.
Indien gewenst kan een externe vertrouwenspersoon worden betrokken. Neem voor meer informatie contact op via bovenstaand adres.